Contenu
- Bruit de fond
- Écho
- Manque de gestion de la présence
- Musique en attente
- Manque de leadership
- Mauvaise gestion des documents et des documents
- Mauvaise qualité d'appel
Les téléconférences audio présentent de nombreux avantages pour les réunions professionnelles et sociales, mais elles s'accompagnent de leur propre ensemble de problèmes communs. Ne pas y répondre peut faire la différence entre une réunion professionnelle, efficace et effective et une conférence téléphonique à peine comprise d'un pauvre qui n'atteint pas ses objectifs. Voici sept problèmes courants et comment les résoudre.
Bruit de fond
Il s'agit de tout bruit provenant d'un participant en dehors de sa voix, tel que des cliquetis de chaises, des bavardages en arrière-plan, des bruits de machinerie, du bruissement de papier, etc. combiné dispose de microphones dédiés et à courte portée, tandis que la VoIP fonctionne avec un microphone porté par l'appareil qui est plus sensible. Un exemple est le système de microphones dans les ordinateurs portables. Certaines personnes participent à des conférences en utilisant leurs appareils mains libres.
La seule façon de remédier à cette situation est de sensibiliser les participants aux perturbations qu'ils provoquent, ce qui est mieux fait par la communication avant la conférence téléphonique. Par exemple, en tant qu'organisateur, vous pouvez faire circuler un e-mail sur l'étiquette de la conférence téléphonique avant la session.
Écho
L'écho peut faire partie du bruit de fond, mais il est plus technique que cela. Une personne participant à la conférence téléphonique peut avoir des problèmes avec son téléphone - il manque peut-être l'annulation d'écho, par exemple.
Il est normalement demandé à quelqu'un avec écho de raccrocher. Encore une fois, une sensibilisation proactive à tout problème technique concernant les téléphones et autres équipements utilisés lors d'une conférence téléphonique est importante.
Manque de gestion de la présence
Lors d'une conférence audio, vous n'utilisez qu'un seul de vos sens: votre ouïe. Vous ne verrez pas les gens à qui vous parlez ou que vous écoutez. À moins que vous ne gardiez une trace de chaque entrée et sortie de votre conférence téléphonique, vous pourriez ne pas être au courant de la présence de votre public une fois profondément dans la conférence.
Jusqu'à présent, ce problème reste sans solution définitive. Le premier outil offrant tout type de gestion de présence est UberConference, qui vous permet de voir qui parle, qui est ici, qui ne l'est pas, etc. Un certain nombre de ces outils sont apparus récemment, certains avec des interfaces visuelles intéressantes représentant des participants avec des icônes. La meilleure façon de gérer la présence des participants peut encore être une simple étiquette: demandez à chaque personne d'annoncer ses allées et venues par courtoisie.
Musique en attente
Les gens nettoient normalement l'interface de leur téléphone pour leur usage individuel, mais jamais pour les conférences téléphoniques. Même si cela peut être agréable pour quelqu'un qui a été mis en attente d'entendre de la musique, ce sera une nuisance lors d'une conférence téléphonique. Certains participants peuvent mettre la conférence en attente pendant qu'ils participent à un autre appel ou tâche, par exemple, ajoutant ainsi par inadvertance une ambiance rythmique à la conférence.Là encore, une campagne préliminaire de sensibilisation à l'éthique des conférences vaut la peine.
Manque de leadership
Dans certains cas, si un groupe n'a pas de chef, le chaos mènera à la place. Cela est particulièrement probable dans le cadre d'une conférence. Une personne doit diriger la discussion pour s'assurer que tout le monde dispose de suffisamment de temps pour parler et de l'attention nécessaire, et remettre les choses sur la bonne voie en cas de conflit errant ou direct.
Mauvaise gestion des documents et des documents
De nombreuses conférences font référence à des documents, des matériaux et des outils. Une mauvaise diffusion de ces informations fait que certains participants sont dans l'ignorance sur certains points, provoquant ainsi un désintérêt. Veillez donc à diffuser les informations et documents pertinents à tous les participants bien avant le début de la conférence.
Une autre façon, meilleure, consiste à utiliser des outils de collaboration en ligne, qui permettent l'interaction avec ces documents.
Mauvaise qualité d'appel
Cela se produit souvent avec le service VoIP, qui dépend d'un certain nombre de facteurs qui incluent la bande passante, les codecs, les téléphones et autres appareils. Vous ne pouvez pas faire grand-chose à ce sujet si vous êtes le responsable ou l'organisateur de la conférence. Le participant souffrant d'une mauvaise qualité vocale doit résoudre les problèmes techniques de son côté.
